1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
Digitech Solutions is een eenmanszaak van Subor Cheung en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
- Handelsnaam: Digitech Solutions
- Eigenaar: Subor Cheung
- Vestigingsadres: Boomweide 10, 4847 GJ Teteringen, Nederland
- KvK-nummer: 94338698
- Btw-identificatienummer: NL003396049B41
- E-mail: subor@digitechsolutions.nl
- Telefoon: +31 6 43983420
- Website: https://digitechsolutions.nl
Digitech Solutions heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres.
2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website en voor contactpersonen bij potentiële klanten, klanten, leveranciers, samenwerkingspartners en andere zakelijke relaties.
Wanneer wij tijdens een opdracht persoonsgegevens verwerken in opdracht van een klant, kan de klant de verwerkingsverantwoordelijke zijn en Digitech Solutions de verwerker. In dat geval leggen we de afspraken zo nodig vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. De privacyverklaring van de klant bepaalt dan in de eerste plaats hoe de betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van je contact met ons kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- naam, functie en organisatie;
- zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
- informatie die je invult in de probleemverkenning, zoals het ervaren knelpunt, betrokken teams, systemen, hulpmiddelen, eerdere pogingen en gewenste uitkomst;
- correspondentie, gespreksnotities, afspraken en informatie die je zelf aanlevert;
- offerte-, overeenkomst-, project-, factuur- en betaalgegevens;
- gegevens die nodig zijn om een Modernization Scan of andere opdracht uit te voeren;
- technische gegevens over het gebruik en de beveiliging van de website, zoals IP-adres, browsertype, apparaat, datum en tijd van een verzoek en serverloggegevens;
- gegevens uit openbare zakelijke bronnen, zoals de website van je organisatie, het Handelsregister en zakelijke profielpagina's, wanneer dit nodig is om een aanvraag voor te bereiden of een zakelijke relatie te beoordelen.
De probleemverkenning is niet bedoeld voor wachtwoorden, broncode, medische gegevens, burgerservicenummers of andere bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens. Deel zulke informatie alleen als dit voor een afgesproken opdracht noodzakelijk is en we vooraf passende afspraken en beveiligingsmaatregelen hebben getroffen.
4. Waarom en op welke grondslag verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Een probleemverkenning of andere aanvraag beoordelen en beantwoorden | Gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen zorgvuldig te behandelen en, op jouw verzoek, stappen te nemen richting een overeenkomst |
| Een kennismaking, Modernization Scan of vervolgopdracht voorbereiden en uitvoeren | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor stappen voorafgaand aan een overeenkomst |
| Offertes, projectcommunicatie, rapportages, opleveringen en ondersteuning verzorgen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren, betalingen verwerken en de administratie bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen |
| De website, formulieren en IT-omgeving beveiligen en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening |
| Zakelijke relaties beheren en relevante bestaande klanten informeren over onze dienstverlening | Gerechtvaardigd belang, voor zover dit niet zwaarder weegt dan jouw privacybelang |
| Rechtsvorderingen instellen, onderbouwen of afhandelen | Gerechtvaardigd belang bij de bescherming van onze rechten |
| Voldoen aan wettelijke verzoeken en verplichtingen | Wettelijke verplichting |
Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken. Dit maakt eerdere verwerkingen op basis van die toestemming niet onrechtmatig.
We verkopen geen persoonsgegevens.
5. Het contact- en probleemverkenningsformulier
Via het formulier op de website vragen we om de gegevens die nodig zijn om het zakelijke vraagstuk te beoordelen en gericht contact op te nemen. Verplichte velden zijn als zodanig gemarkeerd. Een telefoonnummer is optioneel. De aanvraag wordt per e-mail afgeleverd en in Google Workspace verwerkt.
We gebruiken de formuliergegevens niet automatisch voor een nieuwsbrief of algemene marketingcampagne. We vragen in het formulier ook niet om toestemming voor de privacyverklaring: de privacyverklaring informeert je over de verwerking, maar is geen overeenkomst waarvoor toestemming nodig is.
6. Gebruik van AI en geautomatiseerde besluitvorming
Digitech Solutions kan AI-hulpmiddelen gebruiken bij analyse, ontwikkeling, documentatie of kwaliteitscontrole wanneer dit aantoonbaar waarde toevoegt en de risico's beheersbaar zijn.
We voeren vertrouwelijke klantinformatie of persoonsgegevens niet zonder passende afspraken en beveiligingsmaatregelen in publiek toegankelijke AI-diensten in. Als een AI-leverancier persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, behandelen we deze als verwerker en maken we waar nodig contractuele afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en internationale doorgifte.
We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Professionele beoordeling en menselijke controle blijven onderdeel van onze dienstverlening.
7. Met wie delen we persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting. Daarbij kunnen de volgende categorieën ontvangers betrokken zijn:
- Vercel voor hosting en tijdelijke technische runtime- en beveiligingslogs;
- Google Workspace voor zakelijke e-mail en de opslag van formulieraanvragen;
- leveranciers van cloudopslag, projectbeheer en beveiliging voor zover die voor de dienstverlening worden gebruikt;
- boekhouders, betaal- en administratiedienstverleners;
- vaste samenwerkingspartners of gespecialiseerde opdrachtnemers die bij een opdracht worden ingezet;
- professionele adviseurs, zoals juristen of verzekeraars;
- overheidsinstanties of toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar vereist sluiten we een verwerkersovereenkomst. Samenwerkingspartners zijn gebonden aan passende afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken in een land buiten de EER. In dat geval zorgen we voor een geldige doorgiftegrond, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen wanneer dat nodig is.
Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de waarborgen die op een specifieke doorgifte van toepassing zijn.
9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een lopend geschil een langere bewaring vereist.
Als uitgangspunt hanteren we:
- probleemverkenningen, contactaanvragen en afgewezen offertes: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- klant-, overeenkomst- en projectgegevens: gedurende de opdracht en daarna maximaal 7 jaar voor administratie, verantwoording en eventuele rechtsvorderingen;
- facturen, betaalgegevens en overige fiscaal relevante administratie: 7 jaar, of langer wanneer de wet dit voor specifieke gegevens verplicht;
- technische runtime- en beveiligingslogs bij Vercel: maximaal 1 uur binnen het Hobby-abonnement. Digitech Solutions gebruikt geen Observability Plus en heeft geen externe Log Drain ingesteld. Bij een beveiligingsincident kunnen relevante gegevens alleen langer beschikbaar blijven als deze binnen die termijn afzonderlijk en rechtmatig zijn veiliggesteld;
- gegevens in back-ups: totdat de betreffende back-up volgens de reguliere beveiligde cyclus is overschreven of verwijderd.
Wanneer gegevens voor meerdere doelen worden gebruikt, geldt de langste noodzakelijke bewaartermijn. Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
De website kan technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de website en formulieren goed en veilig te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Niet-noodzakelijke analytische, personalisatie- of marketingcookies plaatsen we alleen als daarvoor toestemming vereist is en je die toestemming hebt gegeven. Als we zulke technieken toevoegen, informeren we je vooraf over de aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen en bieden we een manier om je keuze te wijzigen.
Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan invloed hebben op de werking van de website.
11. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik. Denk aan toegangsbeperking, sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, updates, back-ups en afspraken met leveranciers en samenwerkingspartners.
Geen enkele beveiliging is absoluut. Vermoed je een beveiligingsprobleem of datalek waarbij Digitech Solutions betrokken is? Meld dit dan zo snel mogelijk via subor@digitechsolutions.nl.
12. Jouw privacyrechten
Je kunt ons verzoeken om:
- inzage in je persoonsgegevens;
- correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
- verwijdering van gegevens;
- beperking van de verwerking;
- overdracht van gegevens, voor zover het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Stuur je verzoek naar subor@digitechsolutions.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen, maar vragen niet meer gegevens dan daarvoor nodig is. In beginsel reageren we binnen één maand. Soms mogen we een verzoek op grond van de wet geheel of gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld wanneer we gegevens moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of de rechten van anderen moeten beschermen.
Heb je een klacht? Neem bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Links en diensten van derden
Onze website of projectdocumentatie kan verwijzen naar websites of diensten van derden. Deze partijen verwerken persoonsgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid. Lees daarom ook hun privacyverklaringen. Digitech Solutions is niet verantwoordelijk voor de inhoud of privacypraktijken van onafhankelijke derden.
14. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of de wet veranderen. De nieuwste versie staat op https://digitechsolutions.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we betrokkenen via een passend kanaal wanneer dat redelijkerwijs nodig is.
15. Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je contact opnemen via:
Digitech Solutions T.a.v. Subor Cheung Boomweide 10, 4847 GJ Teteringen, Nederland subor@digitechsolutions.nl +31 6 43983420